ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV A POUČENIE O COOKIES

(Informačná povinnosť prevádzkovateľa podľa Článku 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov – GDPR a § 19 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov)

Článok 1: Úvodné ustanovenia a legislatívny rámec

Prevádzkovateľom internetového obchodu a informačných systémov klientskej podpory dostupných na webovom sídle https://www.philipiak.sk (ďalej len „webová stránka“) je spoločnosť PHILIPIAK MILANO SK s.r.o., so sídlom Zelená 4453/2C-X3, 974 04 Banská Bystrica, IČO: 57441464, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, oddiel: Sro, vložka č. 54805/S (ďalej len „Prevádzkovateľ“).

Tieto zásady upravujú plnenie informačnej povinnosti Prevádzkovateľa voči dotknutým osobám (návštevníkom webovej stránky, zákazníkom, osobám kontaktovaným prostredníctvom call centra a klientom obchodných zástupcov) v zmysle Článku 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“), zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) a zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov.

Kontaktné údaje pre agendu ochrany osobných údajov sú: info@philipiak.sk, telefónny kontakt: +421 907 111 939. Všetky žiadosti o uplatnenie práv dotknutých osôb sa doručujú na adresu sídla Prevádzkovateľa alebo na uvedený e-mail.

Článok 2: Účely spracúvania, právne základy, rozsah a doby uchovávania

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb výlučne na nasledujúce explicitne vymedzené účely, na základe prislúchajúcich právnych základov a po obmedzenú dobu v súlade so zásadou minimalizácie uchovávania podľa Čl. 5 ods. 1 písm. e) GDPR (§ 9 Zákona):

A. Vybavenie objednávky a plnenie kúpnej zmluvy

  • Účel spracúvania: Prijatie, evidencia a spracovanie objednávky, potvrdenie objednávky, expedícia a doručenie tovaru, vystavenie sprievodných dokumentov, realizácia platieb a súvisiaca zákaznícka komunikácia v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov vrátane objednávok uzatvorených prostredníctvom call centra alebo obchodných zástupcov.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. b) Zákona) – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, v spojení s § 588 a nasl. zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov.
  • Rozsah osobných údajov: Meno, priezvisko, fakturačná adresa, adresa doručenia, e-mailová adresa, telefónne číslo, finančné údaje o realizovanej platbe, história objednávok.
  • Doba uchovávania: Po dobu trvania zmluvného vzťahu a do úplného vysporiadania vzájomných nárokov, najdlhšie však do uplynutia všeobecných premlčacích lehôt na uplatnenie nárokov (štandardne 3 roky od splnenia zmluvy podľa Občianskeho zákonníka).

B. Plnenie zákonných povinností (Účtovná a daňová agenda)

  • Účel spracúvania: Vystavovanie, príjem, evidencia a archivácia účtovných a daňových dokladov, správa daní a plnenie iných zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných predpisov SR.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. c) Zákona) – spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa, najmä v spojení so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
  • Rozsah osobných údajov: Fakturačné a identifikačné údaje v rozsahu vyžadovanom osobitnými predpismi (meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu alebo sídla, údaje o zakúpenom plnení).
  • Doba uchovávania: Striktne po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné a daňové doklady týkajú, v zmysle § 35 a § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

C. Registrácia a správa užívateľského konta

  • Účel spracúvania: Vytvorenie, technická správa a udržiavanie dobrovoľného nákupného profilu zákazníka na webovej stránke, ukladanie histórie nákupov a správa užívateľských nastavení.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. b) Zákona) – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvných podmienok používania užívateľského konta, s ktorými dotknutá osoba vyjadrila súhlas pri registrácii.
  • Rozsah osobných údajov: Prihlasovacie meno (e-mail), jednosmerne šifrované prístupové heslo, meno, priezvisko, kontaktné a doručovacie adresy, telefónne číslo, história objednávok.
  • Doba uchovávania: Po dobu trvania registrácie a existencie užívateľského konta. K likvidácii osobných údajov dochádza bezodkladne po zrušení alebo vymazaní konta na základe žiadosti užívateľa.

D. Správa nákupu na splátky (Predzmluvné vzťahy)

  • Účel spracúvania: Spustenie predzmluvného procesu financovania nákupu prostredníctvom splátkového úveru na základe voľby dotknutej osoby a odovzdanie potrebných údajov zmluvnej finančnej inštitúcii.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. b) Zákona) – spracúvanie je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby (výber platobnej metódy na splátky).
  • Rozsah osobných údajov: Základné identifikačné a kontaktné údaje, informácie o vybranom tovare a hodnote objednávky.
  • Doba uchovávania: Údaje sú jednorazovo postúpené príslušnej finančnej inštitúcii, ktorá vystupuje ako samostatný prevádzkovateľ. U Prevádzkovateľa sa logy o inicializácii transakcie uchovávajú po dobu 3 rokov na účely preukázania continuity procesu.

E. Komunikácia cez kontaktný formulár a zákaznícka podpora

  • Účel spracúvania: Prijímanie, evidencia a spracovanie dopytov, otázok alebo požiadaviek zaslaných prostredmi kontaktného formulára alebo zákazníckej linky, ktoré netvoria priamu súčasť objednávkového procesu.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. f) Zákona) – oprávnený záujem Prevádzkovateľa, ktorým je zabezpečenie efektívnej obchodnej interakcie, zákazníckej podpory a odpovedí na dopyty verejnosti.
  • Rozsah osobných údajov: Meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, vecný obsah správy alebo dopytu.
  • Doba uchovávania: Po dobu nevyhnutnú na definitívne vybavenie dopytu a nadväzujúcej komunikácie, najviac však po dobu 1 roka od ukončenia komunikácie, pokiaľ z nej nevyplynie potreba iného právneho základu.

F. Správa komentárov pod článkami a receptami

  • Účel spracúvania: Umožnenie verejnej diskusie, spätnej väzby a interakcie užívateľov s publikovaným obsahom na webovej stránke.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. f) Zákona) – oprávnený záujem Prevádzkovateľa spočívajúci v podpore komunitných aktivít a marketingu prostredníctvom užívateľského obsahu.
  • Rozsah osobných údajov: Meno alebo zvolená prezývka, e-mailová adresa, sieťový identifikátor (IP adresa), časový údaj a textový obsah komentára.
  • Doba uchovávania: Po dobu zverejnenia príslušného článku alebo receptu na webovej stránke, alebo do momentu podania oprávnenej námietky dotknutej osoby podľa Čl. 21 GDPR.

G. Zasielanie marketingových noviniek (Newsletter)

  • Účel spracúvania: Šírenie komerčných informácií, zasielanie marketingových e-mailov, informácií o akciách, receptoch a novinkách týkajúcich sa produktov a služieb Prevádzkovateľa.
  • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. a) Zákona) – preukázateľný a dobrovoľný súhlas dotknutej osoby udelený na webovej stránke.
  • Rozsah osobných údajov: E-mailová adresa.
  • Doba uchovávania: Do momentu odvolania súhlasu zo strany dotknutej osoby. Súhlas je možné odvolať kedykoľvek kliknutím na odhláškový odkaz umiestnený v každom marketingovom e-maile alebo zaslaním námietky na adresu Prevádzkovateľa.

H. Prevádzka call centra, telemarketing a akvizičná činnosť

  • Účel spracúvania: Telefonické kontaktovanie zákazníkov a potenciálnych klientov za účelom prezentácie produktov, prieskumu spokojnosti, dojednávania obchodných stretnutí pre obchodných zástupcov a priameho predaja tovaru prostredníctvom telefonického kanálu (outbound call centrum).
  • Právny základ:
    U existujúcich zákazníkov: Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. f) Zákona) – oprávnený záujem Prevádzkovateľa na priamom marketingu vlastných podobných produktov a služieb, v súlade s recitálom 47 GDPR a v medziach § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách.
    U potenciálnych klientov (nové akvizície): Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR (§ 13 ods. 1 písm. a) Zákona) – preukázateľný, predchádzajúci súhlas dotknutej osoby udelený napríklad prostredníctvom registračných, súťažných alebo kontaktných formulárov.
  • Rozsah osobných údajov: Meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa, história predchádzajúcich nákupov alebo interakcií, záznam o reakcii na hovor.
  • Doba uchovávania: Po dobu trvania oprávneného záujmu alebo do momentu vyjadrenia nesúhlasu (námietky) s telefonickým kontaktovaním, resp. do odvolania udeleného súhlasu, najdlhšie však po dobu 3 rokov od posledného kontaktu alebo udelenia súhlasu.

Článok 3: Kategórie príjemcov a sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ neposkytuje osobné údaje tretím stranám na komerčné účely. Osobné údaje sú sprístupňované výlučne v nevyhnutnom rozsahu subjektom, ktoré zabezpečujú technický, logistický, obchodný alebo administratívny chod Prevádzkovateľa.

Spracúvaním osobných údajov v mene Prevádzkovateľa sú poverení nasledujúci sprostredkovatelia v zmysle Článku 28 GDPR (§ 34 Zákona), s ktorými boli uzatvorené písomné zmluvy o spracúvaní osobných údajov (zoznam má demonštratívny charakter):

  • Call centrá a operátori klientskej podpory: Externí poskytovatelia služieb call centra alebo zmluvní operátori zabezpečujúci navolávanie klientov, akvizičnú činnosť a podporu predaja.
  • Obchodní zástupcovia: Zmluvní obchodní zástupcovia (fyzické a právnické osoby) realizujúci priamy predaj, prezentácie produktov a osobné konzultácie s klientmi v mene Prevádzkovateľa.
  • Doručovacie a kuriérske služby: Spoločnosti zabezpečujúce logistiku a distribúciu tovaru (napr. Direct Parcel Distribution SK s.r.o., Packeta Slovakia s. r. o., Slovenská pošta, a.s. a ďalší alternatívni poskytovatelia doručovacích služieb).
  • Platobné systémy: Poskytovatelia elektronických platobných brán a spracovatelia kartových transakcií (napr. Global Payments s.r.o. a iní).
  • Účtovné služby: Externá spoločnosť zabezpečujúca komplexnú účtovnú, daňovnú a mzdovú agendu Prevádzkovateľa v súlade s právnym poriadkom SR.
  • IT infraštruktúra, CRM a hosting: Subjekty poskytujúce webhosting, cloudové úložiská, CRM systémy na správu zákazníckych databáz, údržbu systémov a technickú správu e-shopovej platformy.
  • Marketing a hromadná korešpondencia: Poskytovatelia softvérových nástrojov na automatizáciu marketingu a distribúciu elektronickej pošty (napr. ECOMAIL.CZ, s.r.o., Mailchimp).
  • Analytické systémy: Spoločnosť Google Ireland Limited (pre nástroje Google Analytics a Google Ads).

Osobné údaje môžu byť poskytnuté samostatným prevádzkovateľom na základe osobitného právneho titulu:

  • Finančné inštitúcie a poskytovatelia splátkového predaja, ak zákazník v platobnom procese explicitne zvolí a iniciuje žiadosť o nákup na splátky.
  • Orgány verejnej moci, súdy, orgány činné v trestnom konaní, Slovenská obchodná inšpekcia alebo Úrad na ochranu osobných údajov SR, ak im táto povinnosť vyplýva zo záväzných právnych predpisov.

Článok 4: Prenos osobných údajov do tretích krajín

Spracúvanie osobných údajov sa primárne uskutočňuje v rámci Európskej únie (EÚ) a Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP).

Pri využívaní globálnych analytických a marketingových nástrojov spoločnosti Google Ireland Limited môže dochádzať k prenosu sieťových identifikátorov na servery materskej spoločnosti v USA.

Každý takýto cezhraničný prenos sa uskutočňuje striktne v súlade s Kapitolou V GDPR. Prenos je legálne garantovaný na základe existujúceho rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti – Rámca ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA (EU-US Data Privacy Framework) pre certifikované subjekty, a subsidiálne prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek (SCC) integrovaných do obchodných podmienok poskytovateľov služieb.

Článok 5: Práva dotknutých osôb a spôsob ich uplatnenia

V zmysle Kapitoly III GDPR (druhý diel druhej kapitoly Zákona) má dotknutá osoba nasledujúce exaktné práva:

  • Právo na prístup k osobným údajom (Čl. 15 GDPR / § 21 Zákona): Dotknutá osoba má právo požadovať potvrdenie o tom, či Prevádzkovateľ spracúva jej osobné údaje, a získať prístup k týmto údajom a informáciám o detailoch spracúvania. Prevádzkovateľ poskytne prvú kópiu spracúvaných údajov bezodplatne; za ďalšie kópie si vyhradzuje právo účtovať primeraný administratívny poplatok podľa Čl. 15 ods. 3 GDPR.
  • Právo na opravu osobných údajov (Čl. 16 GDPR / § 22 Zákona): Dotknutá osoba má právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne alebo doplnil neúplné osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
  • Právo na vymazanie / Právo na zabudnutie (Čl. 17 GDPR / § 23 Zákona): Dotknutá osoba má právo požadovať bezodkladnú likvidáciu údajov, ak pominul účel spracúvania, bol odvolaný súhlas, údaje sa spracúvali nezákonne, alebo ak bola podaná oprávnená námietka. Upozornenie: Právo na výmaz sa v zmysle Čl. 17 ods. 3 písm. b) a e) GDPR neuplatňuje, ak je spracúvanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa (napr. archivácia faktúr) alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajobu právnych nárokov.
  • Právo na obmedzenie spracúvania (Čl. 18 GDPR / § 24 Zákona): Dotknutá osoba má právo žiadať blokovanie spracúvania, ak napadne správnosť údajov (počas overovania), ak je spracúvanie protizákonné a odmieta výmaz, alebo ak Prevádzkovateľ údaje už nepotrebuje, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právnych nárokov.
  • Právo na prenosnosť údajov (Čl. 20 GDPR / § 26 Zákona): Právo získať osobné údaje, ktoré dotknutá osoba poskytla Prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte (napr. XML, JSON) a právo preniesť ich k inému prevádzkovateľovi. Toto právo sa vzťahuje výlučne na spracúvanie vykonávané automatizovane na základe súhlasu alebo zmluvy.
  • Právo odvolať súhlas (Čl. 7 ods. 3 GDPR / § 14 ods. 3 Zákona): Pri spracúvaní založenom na súhlase (newsletter, voliteľné cookies, telemarketing potenciálnych klientov) má dotknutá osoba právo kedykoľvek tento súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
  • Právo namietať spracúvanie (Čl. 21 GDPR / § 27 Zákona): Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu (Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) vrátane profilovania a priameho marketingu / telefonického kontaktovania cez call centrum. Ak dotknutá osoba namietne spracúvanie na účely priameho marketingu, osobné údaje sa na tieto účely už nesmú spracúvať.

Spôsob uplatnenia práv:

Dotknutá osoba si môže svoje práva uplatniť písomnou žiadosťou doručenou na adresu sídla Prevádzkovateľa alebo elektronickou formou na e-mailovú adresu: info@philipiak.sk. Každá žiadosť bude posúdená a vybavená bezodkladne, najneskôr do 1 mesiaca od jej doručenia v zmysle Čl. 12 ods. 3 GDPR.

Dozorný orgán:

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní jej osobných údajov dochádza k porušovaniu GDPR alebo Zákona, má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 Zákona na dozorný orgán:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Webové sídlo: www.dataprotection.gov.sk

Článok 6: Profilovanie a automatizované individuálne rozhodovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie, ktoré by malo pre dotknutú osobu právne účinky alebo ju podobne významne ovplyvňovalo v zmysle Článku 22 GDPR.

Prevádzkovateľ na základe udeleného voliteľného súhlasu s marketingovými a analytickými cookies (Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) vykonáva profilovanie návštevníkov webovej stránky (napr. prostredníctvom služieb Google Ads). Toto spracúvanie slúži na vyhodnocovanie preferencií, analýzu správania na webe a následné zobrazenie relevantnej, cielenej reklamy (remarketing) v reklamných sieťach tretích strán. Profilovanie sa aktivuje výlučne po udelení vyjadreného súhlasu (opt-in) prostredníctvom cookie lišty.

Článok 7: Technicko-organizačné opatrenia a bezpečnosť údajov

Prevádzkovateľ v zmysle Článku 32 GDPR (§ 39 Zákona) prijal primerané technické, personálne a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť úroveň bezpečnosti osobných údajov zodpovedajúcu identifikovaným rizikám e-shopovej prevádzky a prevádzky call centra.

Všetky komunikačné kanály, prenosy osobných údajov, registračné a objednávkové procesy na webovej stránke sú šifrované pomocou sieťového protokolu HTTPS s využitím kryptovacieho SSL/TLS certifikátu.

Prístup k databázam, CRM systémom a osobným údajom spracúvaným operátormi call centra a obchodnými zástupcami je prísne autorizovaný, chránený individuálnymi prístupovými prvkami a obmedzený len na vymedzený okruh preverených a poučených osôb Prevádzkovateľa, ktoré sú viazané zákonnou povinnosťou mlčanlivosti podľa § 79 Zákona.

Článok 8: Osobitné poučenie o súboroch cookies

Súbory cookies sú malé textové súbory, ktoré webová stránka ukladá do koncového zariadenia (počítač, mobilný telefón, tablet) návštevníka. V zmysle § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov používa Prevádzkovateľ na webovej stránke nasledujúce kategórie cookies:

  1. Nevyhnutné (Technické) cookies
    • Popis a účel: Súbory nevyhnutné pre základné technické fungovanie webovej stránky. Zabezpečujú stabilitu zobrazenia rozhrania, funkciu nákupného košíka, navigáciu v nákupnom procese a ukladanie nastavení súhlasov udelených v cookie lište.
    • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zabezpečení riadnej technickej prevádzky a funkčnosti webového sídla. Na tieto cookies sa nevyžaduje súhlas užívateľa.
    • Doba exspirácie: Väčšina je obmedzená na dobu trvania relácie (session), maximálne však 1 rok pre uloženie nastavenia cookie lišty.
  2. Analytické (Štatistické) cookies
    • Popis a účel: Zber agregovaných a anonymizovaných štatistických údajov o návštevnosti webovej stránky, správaní užívateľov na webe, čase strávenom na podstránkach a zdrojoch prístupov (napr. Google Analytics). Slúžia na optimalizáciu štruktúry a obsahu webu.
    • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 109 ods. 8 zákona o elektronických komunikáciách – predchádzajúci, dobrovoľný súhlas dotknutej osoby vyjadrený aktívnym potvrdením v cookie lište.
    • Doba exspirácie: Maximálne 14 mesiacov.
  3. Marketingové (Reklamné) cookies
    • Popis a účel: Sledovanie aktivity užívateľov naprieč webovými sídlami na účely profilovania záujmov a následného zobrazovania personalizovanej reklamy v reklamných sieťach tretích strán (Google Ads, Meta Pixel) a merania efektivity marketingových kampaní.
    • Právny základ: Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 109 ods. 8 zákona o elektronických komunikáciách – predchádzajúci, dobrovoľný súhlas dotknutej osoby vyjadrený aktívnym potvrdením v cookie lište.
    • Doba exspirácie: Maximálne 12 mesiacov.

Správa nastavení a odvolanie súhlasu s cookies:

Návštevník webovej stránky môže udelený súhlas s analytickými a marketingovými cookies kedykoľvek zmeniť alebo úplne odvolať. Na tento účel slúži trvalý odkaz s názvom „Nastavenia cookies“, ktorý je permanentne umiestnený v pätičke webovej stránky a opätovne vyvolá konfiguračné okno cookie lišty. (UPOZORNENIE: Skontrolujte, či na webe skutočne existuje v pätičke odkaz „Nastavenia cookies“ vyvolávajúci lištu) Užívateľ má taktiež možnosť blokovať alebo vymazať cookies globálne prostredníctvom konfigurácie nastavení svojho internetového prehliadača.

Článok 9: Záverečné ustanovenia

Tieto zásady sú platné a účinné dňom ich zverejnenia na webovom sídle https://www.philipiak.sk.

Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo kedykoľvek tieto zásady modifikovať alebo aktualizovať v nadväznosti na legislatívne zmeny v oblasti ochrany osobných údajov alebo zmeny interných spracovateľských postupov. Aktuálne platné znenie bude vždy prístupné na webovej stránke.